Čo je ročná verifikácia KÚV
Pravidelná ročná verifikácia konečného užívateľa výhod (často nazývaná aj „zimná verifikácia") je zákonná povinnosť oprávnenej osoby podľa § 11 zákona č. 315/2016 Z. z., na základe ktorej je oprávnená osoba povinná raz ročne preveriť, či zapísané údaje v RPVS o konečnom užívateľovi výhod partnera verejného sektora sú aktuálne a správne.
Zákon stanovuje povinnosť verifikácie k 31. decembru kalendárneho roka, pričom oprávnená osoba je povinná podať návrh na zápis výsledku verifikácie do 28. februára nasledujúceho kalendárneho roka.
Čo pri verifikácii overujeme
Pri ročnej verifikácii znova preverujeme všetky aspekty identifikácie KÚV:
- Aktualita zapísaných údajov — meno, priezvisko, dátum narodenia, adresa pobytu, štátna príslušnosť KÚV,
- Vlastnícka štruktúra — či nedošlo k zmenám podielov spoločníkov / akcionárov,
- Riadiaca štruktúra — zmeny štatutárov, dozornej rady, prokuristov,
- Existencia ovládajúcich vplyvov — či sa nezmenili práva vymenovať orgány, akcionárske dohody, hospodársky prospech,
- Verejný funkcionár — či niektorý z KÚV nezískal alebo nestratil status verejného funkcionára,
- Zahraničné štruktúry — pri zahraničných materských spoločnostiach overenie aktuálnych údajov v zahraničných registroch.
Lehoty pri ročnej verifikácii
| Termín | Krok |
|---|---|
| október — november | oprávnená osoba kontaktuje partnera so žiadosťou o aktualizované podklady |
| november — december | partner zasiela podklady a aktualizované doklady |
| 31. december | rozhodný deň verifikácie — KÚV sa overuje k tomuto dátumu |
| január — február | vypracovanie verifikačného dokumentu, podanie návrhu |
| 28. február | posledný deň na podanie návrhu na zápis výsledku verifikácie |
| marec | rozhodnutie OS Žilina, zápis výsledku verifikácie |
Čo verifikácia znamená pre partnera
Aj keď samotný proces verifikácie vykonáva oprávnená osoba (advokát), partner verejného sektora má niektoré praktické povinnosti:
- Aktívna spolupráca — odpovedať na žiadosti oprávnenej osoby a poskytnúť požadované doklady včas,
- Aktualizované výpisy z OR a doklady totožnosti štatutárov a KÚV,
- Informovanie o zmenách — ak došlo počas roka k zmene KÚV, štatutárov alebo vlastníckej štruktúry, oznámiť to oprávnenej osobe,
- Verejný funkcionár — informovať, ak niektorý z KÚV získal alebo stratil status verejného funkcionára,
- Úhrada poplatku za verifikáciu podľa dohody s oprávnenou osobou.
Sankcie pri zanedbaní verifikácie
- Automatický výmaz z RPVS — pri nepodaní návrhu na zápis výsledku verifikácie do 28. 2. nasleduje automatický výmaz partnera z registra. Strata spôsobilosti uzatvárať zmluvy s verejným sektorom.
- Pokuta pre oprávnenú osobu — do 100 000 € za porušenie povinnosti verifikácie.
- Pokuta pre partnera — pri zistení nepravdivých údajov do 1 000 000 €.
- Diskvalifikácia štatutárneho orgánu — pri nepravdivých údajoch o KÚV diskvalifikácia na 3 roky.
- Reputačné riziko — informácie o automatickom výmaze sú verejne dostupné.
Praktické rady pre partnerov
- Reagujte rýchlo na žiadosti oprávnenej osoby v októbri a novembri — zber podkladov je často časovo nákladný,
- Informujte počas roka o akýchkoľvek zmenách KÚV alebo štatutárov, nečakajte na verifikáciu,
- Pri zmenách štatutárov / spoločníkov v poslednom kvartáli roka treba ich premietnuť aj do verifikácie,
- Pri zahraničných štruktúrach rátajte s časovou rezervou kvôli získavaniu apostilovaných dokumentov,
- Sledujte e-maily od oprávnenej osoby — komunikácia s nami prebieha typicky elektronicky.
Reaktivácia po automatickom výmaze
Ak došlo k automatickému výmazu z RPVS pre nesplnenie povinnosti verifikácie, partner sa môže do registra vrátiť — ale nejde o pokračovanie pôvodného zápisu, ale o nový zápis. Postup je rovnaký ako pri prvozápise: dohoda s oprávnenou osobou, identifikácia KÚV, vypracovanie verifikačného dokumentu a elektronické podanie. Reaktivácia trvá rovnaký čas ako prvozápis, t.j. 5 — 10 pracovných dní pri jednoduchej s.r.o.
Súvisiace stránky
Často kladené otázky
Kedy sa vykonáva ročná verifikácia KÚV?
Pravidelná ročná verifikácia konečného užívateľa výhod sa vykonáva k 31. decembru kalendárneho roka. Oprávnená osoba je povinná podať návrh na zápis výsledku verifikácie do 28. februára nasledujúceho roka. Toto zákonom uložené pravidlo sa v praxi nazýva „zimná verifikácia".
Čo sa stane, ak verifikáciu nestihneme?
Pri nepodaní návrhu na zápis výsledku verifikácie do 28. februára nasleduje automatický výmaz partnera z RPVS. Strata spôsobilosti uzatvárať zmluvy s verejným sektorom je okamžitá — to môže pre niektoré subjekty (napr. ambulancie, lekárne) znamenať bezprostredné prevádzkové problémy.
Aké podklady potrebujete k ročnej verifikácii?
Aktualizovaný výpis z OR, doklady totožnosti štatutárov a KÚV, prípadné zmeny vlastníckej štruktúry počas roka, údaje o nových verejných funkcionároch v orgánoch a pri zahraničných subjektoch aktualizované dokumenty zo zahraničných registrov.
Musí partner platiť za verifikáciu osobitne?
Áno, ročná verifikácia je samostatným úkonom oprávnenej osoby s vlastnou cenou. Cenu kalkulujeme podľa zložitosti vlastníckej štruktúry a počtu KÚV. Cenovú ponuku zasielame v októbri pri začiatku verifikačného procesu.
Aký je rozdiel medzi pravidelnou a mimoriadnou verifikáciou?
Pravidelná verifikácia sa vykonáva raz ročne k 31. 12. Mimoriadna verifikácia sa vyžaduje pri akejkoľvek zmene zapísaných údajov (do 60 dní od zmeny), pred uzavretím novej zmluvy s verejným sektorom alebo na základe kvalifikovaného podnetu od tretej osoby.
Môžeme zápis preniesť na inú oprávnenú osobu pred verifikáciou?
Áno, ale nová oprávnená osoba je povinná vykonať verifikáciu do 30 dní od svojho zápisu. Pri prevzatí RPVS agendy v období september — december typicky robíme aj plánovanú zimnú verifikáciu k 31. 12.
Stále zvažujete?
Stačia 3 údaje — IČO, e-mail, telefón. Cenovú kalkuláciu, zoznam podkladov a návrh dohody pošleme do 1 pracovného dňa. Bezplatne a nezäväzne.
Vyžiadať ponuku →